Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của xã hội hiện đại, đây vừa là cơ hội cũng là thách thức đặt ra cho người làm công tác Hội để có thể đáp ứng được kịp theo sự phát triển đó. Thời gian qua, các cấp Hội đã từng bước nỗ lực chuyển mình, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin hướng tới chuyển đổi số cho đội ngũ cán bộ Hội trong các lĩnh vực truyền thông, quản lý cán bộ hội viên, thống kê số liệu, tổng hợp báo cáo... Để làm tốt được nhiệm vụ công tác Hội và yêu cầu thực tiễn đặt ra, Hội Liên hiệp Phụ nữ thành phố đã xây dựng hoàn thiện Đề án “Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin hướng tới chuyển đổi số trong hoạt động Hội LHPN các cấp”. Đến nay, Đề án đã được triển khai và bước đầu đạt được những hiệu quả có ý nghĩa thiết thực.
- Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác truyền thông.
Những năm gần đây việc ứng dụng CNTT vào truyền thông đã được các cấp Hội quan tâm và chú trọng. Các cấp Hội đã nhanh chóng, chủ động thích nghi, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động truyền thông, đạt được những kết quả nhất định. Thông qua các lớp tập huấn về ứng dụng CNTT trong truyền thông và tinh thần tự học hỏi, hầu hết cán bộ Hội các cấp bước đầu đã có khả năng áp dụng các kỹ năng, kỹ thuật đổi mới và sáng tạo trong công tác truyền thông như: sử dụng các phần mềm chỉnh sửa ảnh, làm video, thiết kế đồ họa cơ bản, các kỹ thuật đăng tải tin bài và tài liệu; số hóa nhiều nội dung truyền thông, thông tin tuyên truyền trên Cổng Thông tin điện tử, các cơ quan báo chí, trên các nền tảng mạng xã hội như Webside, Fanpage, Facebook và Zalo; tổ chức các cuộc thi bằng hình thức trực tuyến sinh động và hấp dẫn người tham gia cũng như người xem...từ đó góp phần nâng cao hiệu quả truyền thông, thu hút được sự theo dõi, tương tác đông đảo của cán bộ, hội viên, phụ nữ và nhân dân thành phố. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong truyền thông đã giúp thông tin được truyền tải kịp thời và nhanh chóng tới cán bộ, hội viên, phụ nữ; giúp giảm bớt được thời gian, công sức làm việc, hiệu quả truyền thông được cải thiện rõ rệt; cán bộ Hội được nhìn nhận đánh giá cao và tự tin hơn trong công việc.
- Hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý cán bộ, hội viên.
Từ khi triển khai Đề án, Hội LHPN thành phố đã mở các lớp tập huấn về phần mềm quản lý cán bộ, hội viên và cập nhật phần mềm cho cán bộ Hội các cấp để nâng cao hơn nữa khả năng ứng dụng công nghệ thông tin. Với cách làm cụ thể, thiết thực, sau hơn 1 năm triển khai cán bộ Hội các cấp đã thành thạo, quen thuộc với các chức năng của phần mềm và hoàn thiện việc nhập toàn bộ thông tin cán bộ, hội viên phụ nữ lên phần mềm. Đến nay, các cấp Hội đã quản lý các thông tin dữ liệu hoàn toàn bằng phần mềm rất khoa học, rõ ràng, luôn được cập nhật kịp thời, đầy đủ, không mất nhiều thời gian ghi chép, đối chiếu, rà soát mà vẫn bị thiếu sót, trùng lập như hình thức ghi sổ theo dõi trước đây. Công nghệ số đã làm thay đổi phương thức làm việc của các cấp Hội, chế độ thông tin báo cáo về số liệu cán bộ, hội viên được rút ngắn, không cần khâu trung gian tổng hợp từ cấp cơ sở chuyển lên cấp trên, các cấp Hội đều có thể theo dõi, nắm bắt được thông tin cán bộ, hội viên phụ nữ qua phần mềm. Bên cạnh đó, các dữ liệu được tổng hợp, phân tích trên phần mềm thuận lợi cho các đồng chí theo dõi, đánh giá các chỉ tiêu phát triển hội viên và định hướng phát triển hội viên cho những năm tiếp theo. Các cấp Hội còn thành lập nhóm zalo “phần mềm quản lý cán bộ hội viên” để các đồng chí có thể chia sẻ, học tập cũng như kịp thời giúp đỡ nhau khắc phục sự cố khi có vấn đề xảy ra.
- Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu.
Nếu như trước kia việc thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu được thực hiện bằng sổ sách, giấy tờ, việc gửi nhận văn bản phụ thuộc nhiều vào tốc độ chuyển phát văn bản cứng dẫn đến nhiều sự vụ, hội nghị bị chậm trễ vì văn bản cứng không được chuyển đến đúng thời gian. Mặt khác, việc sử dụng hoàn toàn văn bản giấy gây lãng phí giấy và kinh phí chi trả cho việc chuyển phát văn bản. Từ khi triển khai tập huấn sử dụng phần mềm gửi, nhận văn bản trên mạng Internet (HPNet-eOffice), đã được 100% Hội LHPN quận, huyện triển khai thực hiện hiệu quả: việc nhận văn bản của các bên chỉ khoảng 1-2 phút kể từ khi văn bản được ban hành, đồng thời ban hành văn bản đến được nhiều nơi trong thời gian ngắn, tiết kiệm thời gian và công sức. Văn bản ban hành trên phần mềm HPNet được lưu trữ rất khoa học và vĩnh viễn, việc tra cứu tài liệu dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều so với việc lưu trữ văn bản giấy.
Công tác tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu đã có nhiều đổi mới. Hội LHPN thành phố đã triển khai các lớp tập huấn ứng dụng công cụ tổng hợp Google sheet, Google form để kịp thời thu thập thông tin, số liệu cho việc tổng hợp báo cáo; sử dụng phần mềm báo cáo tổng hợp và thống kê để gửi các báo cáo định kỳ lên Trung ương Hội; thực hiện video báo cáo thay thế cho việc đọc báo cáo lời tại các hội nghị sơ tổng kết giúp các dữ liệu báo cáo được truyền tải đầy đủ, sinh động, hoạt động của các cấp Hội được minh chứng trong từng hình ảnh, tạo hiệu ứng lan tỏa. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp giảm bớt thời gian thực hiện báo cáo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tổng hợp số liệu nhanh chóng và chính xác góp phần nâng cao chất lượng nội dung báo cáo, đảm bảo thời gian gửi, nhận báo cáo theo đúng quy định.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin chính là nhân tố quyết định đến thành công của công cuộc chuyển đổi số. Chính vì vậy, nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ Hội là tất yếu và cần thiết để thích ứng với cách mạng công nghệ 4.0 và theo kịp với sự thay đổi nhanh chóng của xã hội thời đại công nghệ số. Đề án “Nâng cao năng lực ứng dụng CNTT tin hướng tới chuyển đổi số trong hoạt động Hội LHPN các cấp” ra đời bước đầu mang đến diện mạo mới, tạo bước chuyển mình nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hoạt động Hội.